Wenn Kreativität beim Wahren der Vereinskultur gefragt ist

Innerhalb der Ressorts Public Relations und Human Resources bei aixsolution lief die Planung unserer anstehenden Recruitingphase für den kommenden Semesterbeginn 2020 auf Hochtouren. Was uns einen Strich durch die Rechnung machte, ist unschwer zu beantworten. Zum Zeitpunkt des Shutdowns stand ein Großteil der Hörsaalwerbung, die Cases für die Bewerbungstage  waren ausgearbeitet und die Termine hierfür standen ebenfalls. Alles umsonst? Sicherlich nicht.

Eine Absage stand für uns nie zur Debatte. Nach einigen vereinsinternen Diskussionen haben wir uns letztlich dazu entschieden, unsere Vorarbeit beizubehalten, sowohl digital als auch herkömmlich zu planen und im Prinzip alles auf uns zukommen zu lassen.

Das Auswahlverfahren für unsere Trainees stand  also fest. Allerdings galt es dann, Möglichkeiten zu entwickeln, die trotz Ausfall der Hörsaalwerbung an allen Aachener Hochschulen ausreichend Interessierte auf uns aufmerksam machen. Glücklicherweise erklärten sich einige Professoren und Professorinnen dazu bereit, unser Imagevideo in den gestarteten Online-Vorlesungen zu publizieren. Außerdem setzten wir verstärkt auf Social-Media-Marketing, was uns zu unserem ersten Meilenstein führte – 50 Besucherinnen und Besucher an unserem digitalen Infoabend. Durch den Einsatz von Breakout-Sessions war den Interessierten die Möglichkeit gegeben unsere Mitglieder in kleiner Runde persönlich kennenzulernen und ihnen sämtliche Fragen zur Vereinsarbeit, Vereinskultur und Projektarbeit zu stellen. Drei Tage später waren zum Ende der Bewerbungsfrist 45 Bewerbungen in unserem Postfach eingetroffen, von denen wir letztendlich 18 Studierende zu unseren Bewerbungstagen einluden.

Indes hatten das HR-Ressort und der gesamte Verein Zeit, sich auf eine weitere Auswirkung der Corona-Krise zu konzentrieren: Die Vereinskultur. Diese wollten wir wahren und die neuen Trainees möglichst gut in die Vereinskultur aufnehmen und integrieren.

Hier kommt die bereits im Header geteaserte  Kreativität ins Spiel. Zur Aufnahme der Trainees sind wir vor dem ersten Treffen, das traditionell im Stammtisch endet, mit dem Vorstand durch Aachen gefahren und haben allen anzutreffenden Trainees ein Willkommenspaket überreicht. Es gab eine Karte, ein Case-Buch und ein Bier aus einer lokalen Brauerei, das abends beim ‘digitalen Stammtisch‘ genossen werden durfte. Für den Abend der offiziellen Aufnahme hatten wir uns ein spannendes Programm überlegt. Bei unserem World-Café, bei welchem sich alle Ressorts den neuen Trainees vorstellen, kam es auch in der digitalen Version zu spannenden Gesprächen. Anschließend folgte das Ressort-Speed-Dating, bei dem sich alle teilnehmenden Mitglieder und Trainees in kleinen Gruppen austauschen konnten. Zu guter Letzt konnten die Trainees im digitalen Stammtisch dann fast wie unter normalen Umständen den Verein und seine Mitglieder kennenlernen.

Durch die erfolgreich abgehaltenen digitalen Stammtische haben wir uns nun dazu entschlossen, an jedem Mitgliedertreffen Dienstagabend einen Austausch via Zoom zu initiieren, bei dem sich teilnehmende Mitglieder und Trainees in zufälligen Gruppen in lockerer Atmosphäre auch zu Themen außerhalb von aixsolution austauschen können. Durch unsere sehr erfolgreiche Projektakquise, die durch unsere Corona-Soforthilfe für lokale Unternehmen angestoßen wurde, können wir eine intensive Projektarbeit ermöglichen, wodurch ein Großteil der Mitglieder zurzeit in Projekte involviert ist. Die gemeinsame Arbeit daran, wenn auch virtuell, trägt immens zur Festigung der Vereinskultur bei. Außerdem haben alle Teams die Möglichkeit, sich zur Arbeit in Co-Working-Spaces zu treffen. Die Mitglieder treten dadurch so viel in Kontakt wie selten zuvor. Es engagieren sich enorm viele Mitglieder, alte wie neue, in der internen Vereinsarbeit und haben zudem die Möglichkeit durch die erfolgreiche Projektakquise, ihre externen Projektkompetenzen zu verbessern.

Um unser ausgefallenes Vereinswochenende zu kompensieren, bereitete PR ein kleines Geschenk für alle Mitglieder vor, was bei allen sehr gut ankam. Außerdem mussten wir unser Sommerfest in seiner herkömmlichen Form absagen, freuen uns allerdings darauf, Anfang Juli eine Sonderversion „Krawatte kocht!“ spielen zu dürfen. Dabei werden in Zweier-Teams Vor-, Haupt- oder Nachspeise zubereitet und entsprechend in Sechser-Gruppen gegessen, was jedes Jahr ein Highlight in unserem Vereinskalender darstellt und trotz aller Beschränkungen mit gutem Gewissen durchführbar ist.

Somit konnten wir durch eine hohe Flexibilität und Kreativität in Recruiting und Akquise in einigen Bereichen von der aktuellen Situation profitieren. Dennoch freuen wir uns darauf, bald beim Stammtisch zusammen ein kühles Hopfengetränk zu uns nehmen zu dürfen und unsere gestärkte Vereinskultur zu feiern.

 

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