ProJEct: Process Mining beim Weltmarktführer WashTec – ein Vorreiterprojekt

In unserer BDSU-Projektkampagne “ProJEct – Full of bright ideas” stellen wir jeden Monat externe Kundenprojekte von JEs in den Fokus.  Ziel der Kampagne ist es, sich über Vorgehensweisen, Methoden und Lessons-learned bei der Durchführung von Beratungsprojekten der studentichen Unternehmensberatungen im BDSU e.V. auszutauschen.

Moritz Wanner von JMS (Junior Management Spektrum) aus Augsburg berichtet als Projektleiter, wie das Projektteam einen Order-to-Cash-Prozess einer Fahrzeug-Waschanlage durch die Methoden des Process Minings analysiert und optimiert hat. Als konkretes Learning hat das Projektteam mitgenommen, dass studentische UnternehmensberaterInnen Projekte mit neuen Prozessmanagement-Methoden erfolgreich implementieren und so konkret zur Digitalisierung in Unternehmen beitragen können.

Unser Partner Celonis ist das weltweit marktführende Software-Unternehmen im Bereich Process Mining. Das Unternehmen mit Hauptsitz in München und New York wurde 2011 von drei Studenten der TU München gegründet, damals selbst noch Mitglieder einer studentischen Unternehmensberatung. Aus einem externen Projekt entstand die Idee zu Celonis.

Was ist Process Mining?

„Process Mining ist eine analytische Disziplin, das Unternehmen ein völlig objektives, datengesteuertes Echtzeit-Bild davon vermittelt, wie ihre Prozesse tatsächlich ablaufen. Dabei werden wertvolle Daten aus sogenannten Ereignisprotokollen extrahiert, die in [den] Informationssystemen leicht verfügbar sind.“ [Quelle: Celonis]

[1]  Wie ist das Projekt aufgebaut?

WashTec Cleaning Technology GmbH ist der weltweit führende Anbieter von Lösungen rund um die Fahrzeugwäsche. Mit dem Anspruch, stets Innovationsführer in ihrer Branche zu sein, orientiert sich WashTec Cleaning Technology GmbH konsequent an den sich wandelnden Bedürfnissen von Kunden und Betreibern.

Ziel des Projektes war es, den Order-to-Cash Prozess zu analysieren und Optimierungsmöglichkeiten und Einsparungspotenziale sowie die Potenziale des Einsatzes von Process Mining für WashTec Cleaning Technology GmbH zu identifizieren.

[2] Welche Schritte führten zum Projekterfolg?

Im ersten Schritt wurden die Daten des ERP-Systems von WashTec Cleaning Technology GmbH extrahiert und in die Intelligent Business Cloud, der Process Mining Software von Celonis, geladen. Die Anbindung der Daten verlangte dem Team vor allem technisches Know-How sowie Datenbanken- und SQL-Kenntnisse ab. Diese Kenntnisse konnten wir uns vorab durch das umfangreiche Trainings-und Zertifizierungsprogramm „Process Mining Experts“ (Hyperlink: https://www.celonis.com/acal-pme)  der Celonis Academic Alliance aneignen. Der Process Mining Algorithmus ermöglichte es dem Team daraufhin, den Prozess basierend auf den Daten des ERP-Systems zu analysieren. So konnten beispielsweise das Auftreten von manueller Nacharbeit, das wiederholte Durchführen derselben Aktivitäten, Durchlaufzeiten und Zahlungsverhalten der Kunden näher betrachtet werden. Diese Optimierungspotenziale clusterte das Projektteam zu Use Cases. Die Use Cases wurden wirtschaftlich bewertet und es wurden Handlungsempfehlungen zur Verbesserung des Prozesses erarbeitet. Darüber hinaus erstellte das Projektteam Dashboards, welche WashTec Cleaning Technology GmbH bei der Überwachung der Prozessentwicklungen nutzen kann, und implementierte beispielhafte Unterstützung des Prozesses durch das integrierte Robotic Process Automation Tool.

Nach 45 Beratertagen wurde das Projekt erfolgreich abgeschlossen und die Projektergebnisse an das WashTec Management übergeben. Nach dem Projekt hatte WashTec Cleaning Technology GmbH nicht nur einen umfassenden Überblick über die Abläufe in ihrem Order-to-Cash Prozess, sondern darüber hinaus konkrete Optimierungsmöglichkeiten und eine Vorstellung davon, welchen Mehrwert der Einsatz von Process Mining ihrem Unternehmen bieten kann.

[3] Fazit zum Projekt

Die Berater und Beraterinnen von JMS konnten durch dieses Projekt selbst noch tiefer in den Bereich Process Mining eintauchen und damit die eigenen Kompetenzen weiter ausbauen.

Für uns ist dieses Projekt besonders zukunftsweisend: Die Verbindung von Prozessmanagement und Digitalisierung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung und wird in der heutigen Zeit immer wichtiger. Wie das Projekt gezeigt hat, sollten Prozessoptimierung und Digitalisierung heute Hand in Hand gehen. Wir als studentische Unternehmensberatung freuen uns, solch wegweisende Projekte maßgeblich voranbringen zu können und damit ein Teil dieser Zukunft zu sein. Durch immer neue Herausforderungen auf der Kundenseite sind wir stets motiviert, Höchstleistungen zu bringen und für unsere Kunden eine individuelle Lösung zu finden.

„Ich konnte wertvolles Wissen zur Process Mining Software von Celonis sammeln sowie für mich persönlich erkennen, welches enorme Zukunftspotenzial diese Technologie für Unternehmen und deren Geschäftsprozesse bietet.“ Philipp Rollwage, Projektmitglied