Das Arbeitskreistreffen in Bayreuth: Ein Corona-Leuchtturmprojekt aus Oberfranken

 
 
 
 
 
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Das Beste kommt zum Schluss ✨✨✨ So stellen wir unsere zwei Hauptorganisatorinnen und die Oberhäupter der #helfendeelfen heute endlich vor! 🧚🧚‍♀️ Jana übernahm die Gesamtprojektleitung des #aktbayreuth. Als solche organisierte sie unter anderem Locations 📍 und übernahm konzeptionelle Arbeiten. Besonders in der aktuellen Zeit behält sie den Überblick und koordinierte uns #helfendeelfen zielsicher. 💪 Als langjähriges Mitglied von @jbb.ev und @bdsu_e.v hat sie schon Einiges erlebt und bekleidete unter anderem das Amt des Vorstand Internes 👑 bei @jbb.ev #darumjbb 🏔️ und engagiert sich tatkräftig im @bdsu_e.v #darumbdsu #ehrenamt Marisa übernahm die Teilnehmerbetreuung des #aktbayreuth . So reiste sie quer durchs Land und erfüllte die 💛 der Teilnehmer mit Freude und beantwortete Eure Fragen #sommernachtstraum #träumchen Als ehemalige Ressortleiterin des Marketing bei @jbb.ev ist sie ein Ass in Kreativität und Ihr könnt ihre Kreationen bald auf dem #arbeitskreistreffen bewundern. 🌸🌼 #angezündet Doch auch als Alumna bleibt sie @jbb.ev erhalten - als lokale BDSU Vertretung der JE in #Bayreuth hat sie immer ein offenes Ohr! Wir gratulieren Marisa zur Weiterbildung in der @bdsutrainerakademie und können sie nur wärmstens weiterempfehlen! 🏆🏅 Nur noch eine Woche bis zum großen Showdown! Wir sind schon so gespannt auf Euch! 🤩 #wiedersehenmachtfreude #staytuned #stayhealthy #countdown #seeussoon

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Jana Bethke, Projektleitung des Arbeitskreistreffens in Bayreuth, im Interview mit dem BDSU

  

BDSU: Vielen Dank Jana, dass Du uns einen Einblick rund um das Arbeitskreistreffen unter besonderen Corona-Bedingungen gibst.

Das AKT-Wochenende ist als Ausrichter-Team und insbesondere für dich als Projektleitung ganz besonders anstrengend. Deswegen würden wir gerne wissen, was du als erstes gemacht hast, als das AKT vorbei war (abgesehen von einer riesigen Aufräumaktion)?

Jana: (lacht)  Ich habe gar nichts spannendes gemacht. In erster Linie bin ich früh schlafen gegangen, weil Schlafmangel durchaus vorhanden war. Ansonsten ging’s am Montagmorgen dann gleich wieder weiter in die Uni zum Arbeiten.

BDSU: Wie schon umfänglich bekannt ist, läuft am AKT-Wochenende nicht alles wie geplant. Welche „Zwischenfälle“ hat es gegeben?

Jana: Das meiste ist tatsächlich gut ausgegangen. Ein paar Kleinigkeiten gab es, z.B. dass Teilnehmer, die sich angemeldet hatten, nicht gekommen sind, dass man an einem falschen Ort aufgelaufen ist oder mal etwas gefehlt hat. Ein Zwischenfall war beispielsweise, dass wir uns Wochen zuvor bei der Buchung der Unterkunft bereits notiert hatten, dass keine Seife in den Zimmern vorhanden ist. Nachdem einige Leute bereits vor der Check-In Zeit angereist waren, haben diese bemerkt, dass es keine Seife gibt. Daraufhin sind wir nochmal los und haben ganz viel davon gekauft. Letzten Endes hat dann auch alles rechtzeitig geklappt und jeder konnte eine große Seife für das Wochenende verwenden.

BDSU: Das Wochenende selbst ist für euch als Team sicherlich eine Achterbahnfahrt gewesen. Nach der Talfahrt kommt ja auch eine Hochphase. Welche Dinge haben besonders gut funktioniert, wo du dir zu Anfang noch viele Gedanken gemacht hattest?

Jana: Es war immer wieder unsicher im Team, ob zu dem Zeitpunkt des Events genügend Helfer in Bayreuth zur Verfügung stehen werden, da in den Semesterferien in der Stadt wenig los ist, weil die meisten Studenten in die Heimat fahren. Deswegen war es bis drei Tage vor dem AKT spannend, ob wir unsere ganzen Helferplätze besetzen können. Letztendlich haben wir aber genügend Helfer gefunden. Alle waren total motiviert, haben super mitgeholfen und auch fleißig ihre Nachtschichten eingehalten. Ansonsten habe ich mich total gefreut, dass sich alle so toll an die Maßnahmen und das Hygienekonzept gehalten haben. Die Leute haben sich teilweise auch gegenseitig daran erinnert, wenn beispielsweise mal die Maske am Zimmer vergessen wurde.

BDSU: Im Hinblick auf die aktuelle Situation der Coronakrise war die Ausrichtung des Treffens eine besondere Herausforderung. Wie seid Ihr als Team mit der Unsicherheit umgegangen, ob tatsächlich ein AKT in Präsenz stattfinden kann? Gab es auch eine umfängliche digitale Ausarbeitung eines AKTs, falls im letzten Moment doch kein Treffen in Präsenz möglich ist?

Jana: Wir hatten wöchentliche Calls mit verschiedenen Fristen, die wir uns gesetzt hatten, bis zu denen wir bestimmte Entscheidungen fassen wollten. Im Raum stand das AKT mit weniger Personen zu veranstalten, mit gar keinen Personen, oder eben mit den 100 Personen vor Ort. Je näher eine Frist bevorstand, desto intensiver wurde natürlich in der Runde diskutiert. Auch der BDSU-Vorstand und die Treffen-Stabstelle wurden hinzugezogen, sowie an zwei Zeitpunkten alle 32 JE-Vorstände und die Netzwerk-Beauftragten. Auf diese Art und Weise haben wir uns von Frist zu Frist gehangelt. Bei den Deadlines hatten wir zwei Punkte besonders im Auge: einmal, wann Maßnahmen in Bayern geändert werden sollten, ob verschärft oder gelockert; zweitens, wann große Beträge an Stornierungsgebühren hervorgerufen würden. Wir hatten aber das große Glück, dass wir die Jugendherberge bis zwei Wochen vorher stornieren hätten können. Letztendlich haben die besseren Argumente für das Stattfinden Lassen des AKTs in präsent überwogen, sodass wir kein komplettes digitales Konzept, lediglich ein paar Brainstorming-Ideen ausgearbeitet hatten, weil sich alles zu dem damaligen Zeitpunkt sehr zuversichtlich ausgestaltet hatte.

 

Über die Köpfe hinter der Eventorganisation

Über Jana

Als Gesamtprojektleiterin des Arbeitskreistreffens übernahm Jana die Koordination aller Arbeitspakete und sorgte mit Ihrem Organisationstalent für einen reibungslosen Ablauf des dreitägigen AKTs. Neben Ihrer Mitgliedschaft bei jbb.ev und dem BDSU e.V. studiert Jana Jura auf Staatsexamen und Recht und Wirtschaft (LL.B.). Die Projektleitung für das AKT hat sie übernommen, weil eine einzige Erfahrung darstellt, nicht nur an BDSU-Treffen teilzunehmen, sondern auch hinter die Kulissen zu blicken. [Jana auf LinkedIn]

Über Marisa

Als Teilnehmerbetreuerin des Arbeitskreistreffen beantwortete Marisa (25) alle Fragen und kümmerte sich um das Wohlergehen der BDSUler. Sie war ehemalige Ressortleiterin für Marketing bei jbb und ist stark im BDSU engagiert: Sie ist seit Juni 2019 im Ressort Öffentlichkeitsarbeit, Netzwerke und Finanzen und Recht vertreten und seit kurzem BDSU-Trainer. Neben ihrem aktuellen Masterstudium in Informatik an der Universität Regensburg ist sie aktuell Praktikantin im Bereich Change, Communication & Training Digital HR Europe bei der Schaeffler Group in Herzogenaurach. [Marisa auf LinkedIn]

BDSU: Welche besonderen Herausforderungen hat es durch Corona geben und wie seid ihr damit umgegangen? Wie wärt ihr mit speziellen Worstcase-Szenarien umgegangen?

Jana: Wenn es während des AKTs einen Fall gegeben hätte, dh. jemand hätte ein Testergebnis bekommen oder Symptome verspürt, dann haben wir im Voraus beschlossen, dass wir die spezielle Notfallnummer kontaktieren. Der Plan wäre gewesen die betroffene Person zu isolieren und möglichst schnell einen Test durchzuführen. Letzten Endes hätten wir analysieren müssen, wann und wo das passiert wäre und mit wie vielen Personen Kontakt bestanden hätte. Es wäre durchaus schwierig geworden.

BDSU: Ihr habt für das AKT den BDSU Award für das innovativste Projekt 2020 gewonnen. Das ist eine der höchsten Auszeichnungen, die eine JE deutschlandweit erhalten kann. Cornelia Eberhard von NTT DATA hat das Arbeitskreistreffen als “Leuchtturm-Projekt” bezeichnet, insbesondere hinsichtlich der hohen Komplexität des Projekts aufgrund diverser Corona-Auflagen. Was bedeutet dieser Titel persönlich für dich als Projektleitung?

Jana: Ich habe mich natürlich riesig gefreut, dass wir als eher kleine JE solch eine Auszeichnung erhalten haben. Ich bin richtig stolz, dass wir die Organisation des AKTs zusammen geschafft haben. Der Award wird auf jeden Fall einen Ehrenplatz in unserem kleinen Büro bekommen. Ich bin außerdem zuversichtlich, dass es für die JBBler ein neuer Startschuss hinsichtlich des BDSU-Engagements sein wird.“

BDSU: Warum sollten sich studentische Unternehmensberatungen mit einem besonderen Projekt für die Kategorien “Sozialstes”/”Innovativstes Projekt” oder “JE des Jahres” bewerben?

Jana: Einmal ganz eigennützig für die JE, um mehr Reichweite zu generieren. Dass man so ein innovatives oder soziales Projekt geleistet hat, das kann in allen möglichen Netzwerk- und Kundenbeziehungen weiterhelfen. Andererseits dient es auch als starke Vorbildfunktion für die Consultants der nächsten Jahre, dass solche Projekte auch akquiriert und geleistet werden. Wenn man eben sieht, was die Durchführung eines solchen Projekts für Auswirkungen haben kann, was für ein positives Nachleben, dann ist man vielleicht motiviert, das im nächsten Jahr selbst zu tun.

BDSU: Zum Schluss würden wir gerne noch ein paar praktische Tipps mitnehmen. Welche Tipps und Kniffe hast du für die Projektleitung des nächsten Arbeitskreistreffens?

Jana: Einmal in Bezug auf das Helferteam, dass man sehr früh im Verein Werbung macht, um Helfer für das Treffen zu gewinnen, diese möglichst früh einbezieht und bereits teambildende Maßnahmen einleitet. Andererseits in Bezug auf Corona, dass man eine zuständige Person bestimmt, die nicht nur die genauen Beschränkungen im Blick hat, sondern auch, ab welchem Zeitpunkt bestimmte Stornierungsgebühren anfallen. Die Person sollte sich auch darum kümmern, Umfragen im BDSU oder bei den Vereinen durchzuführen, um eine bessere Entscheidung im Kontext der Pandemie treffen zu können.

BDSU: Wie viel Planungsaufwand in Stunden steckt hinter so einem AKT oder anders gefragt, in der letzten Woche vor dem AKT, wie viele Stunden hast du dafür gearbeitet?

Jana: Ich tracke nicht für alles meine Arbeitszeit wie beispielsweise für ehrenamtliche Tätigkeiten, das mache ich einfach so wie es kommt. In der letzten Woche inklusive des AKTs habe ich es aber grob überschlagen und bin bei ca. 90 Stunden gewesen. Dabei hatte ich die ersten drei Tage noch relativ normales Arbeitspensum, danach gab’s dann aber nicht mehr so viel Schlaf.

BDSU: Vielen Dank für das ausführliche Interview, Jana. Und wir bedanken uns nochmal ganz herzlich bei dir für dieses einzigartige und wunderschöne Treffen.

Jana: Sehr gerne.

 

Lukas Schuchard im Interview zum Arbeitskreistreffen

Als Gesamtprojektleiter des Herbstkongresses 2019 in Dresden kennt Lukas Schuchard (Senior Advisor PAUL Consultants, Vorsitzender des Beirats BDSU e.V.) die Herausforderungen der Eventorganisation. Wir haben ihn gefragt, wie sich das Ausrichterteam der Junior Beratung Bayreuth gegen die Hürden und Hindernisse von Corona gewehrt hat.

Fotogalerie zum Arbeitskreistreffen in Bayreuth

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